Firemný chat a video hovor odľahčí mailovú schránku

Slack

Miesto, kde prebieha komunikácia tímu. Slack je ideálny spôsob ako nezapĺňať emailovú schránku a zbaviť sa správ. Prvýkrát bol predstavený v roku 2014 ako „všetka komunikácia vášho tímu na jednom mieste, ktorá sa dá okamžite prehľadať a je dostupná kdekoľvek sa nachádzate“. Aplikácia zožala dovtedy nevídaný úspech v podnikovom prostredí vďaka tomu, že sa snažila nahradiť emailovú komunikáciu. Riešenie spočívalo v tom, že namiesto prehrabávania sa v mailoch mal používateľ všetku komunikáciu prehľadne roztriedenú v kanáloch podľa témy. V téme sa ľahko zorientoval aj nový člen tímu

Slack slúži na komunikáciu medzi členmi tímu na princípe chatu. Správy sa dajú dohľadať a celá komunikácia sa dá rozdeliť podľa témy na „kanály“, kde prebieha diskusia ku konkrétnej téme. Napríklad pri vývoji novej aplikácie môže byť jeden kanál nazvaný „nové funkcie“, kde prebieha diskusia k novým funkciám, ktoré by do aplikácie mohli byť pridané. Aplikácia tiež umožňuje posielať správy priamo členom tímu.

Výhody:

• Prehľadná organizácia konverzácie do kanálov.
• Zdieľanie súborov, odkazov priamo v konverzácii.
• Ponúka integráciu ďalších nástrojov (Google Drive, GitHub a iné).
• Jednoduché prehľadávanie konverzácií.
• Základná verzia s obmedzeniami je bezplatná.

Nevýhody:

• Komunikácia nie je end-to-end šifrovaná.
• Aplikácia sa nedá upraviť v súlade s korporátnou identitou.
• V nahromadených nových správach sa ťažšie orientuje ak bol používateľ dlhšiu dobu neaktívny a ťažšie dohľadá pre neho relevantné informácie.

Platforma:

• Windows aplikácia
• Mac OS aplikácia
• iOS
• Android

Aplikáciu využívajú: EA Games, Oracle, Autodesk

Cena:

• Free
• Standard – 6,25 €/ používateľ/mesiac
• Plus – 11,75 €/ používateľ/mesiac

Slack samozrejme nie je jediný komunikačný nástroj pre tímy. Niektorí užívatelia uprednostňujú Whatsapp alebo Messenger. Tieto nástroje sú vhodné na chatovanie, tímy si vedia vytvoriť skupinové konverzácie a spätne dohľadať správy bez obmedzenia, avšak ani jedna aplikácia neposkytuje také rozsiahle možnosti manažovania komunikácie ako Slack. Najmä z tohto dôvodu ich využívajú skôr menšie tímy, ktorých komunikácia ohľadom projektov nie je komplexná.

Ďalší spôsob komunikácie, ktorý tímy využívajú je hlasový hovor, alebo video hovor. Je to ideálny spôsob komunikácie na diaľku, kedy chatová forma nie je dostatočná. Tento spôsob využívajú tímy najmä v situáciách, kedy je potrebné viesť rozsiahlejší a komplikovanejší rozhovor so spolupracovníkmi, ktorí nepracujú na rovnakom mieste. Populárne konferenčné nástroje sú Skype, Zoom a WebEx.

Skype

Skype vznikol v roku 2003 a umožňoval používateľom komunikovať prostredníctvom internetu. V roku 2005 bola spoločnosť kúpená eBay-om. Video konferenčná aplikácia, od roku 2011 vlastnená Microsoftom, je obľúbenou voľbou pre video hovory. Je dostupná zadarmo a dobre poslúži malým tímom, ktoré nepotrebujú pokročilejšiu funkcionalitu. Skype podporuje hovory s maximálne 25 účastníkmi a okrem samostatnej verzie je aj súčasťou balíkov Office 365. Na druhej strane, ak tím potrebuje viac funkcií, Microsoft ponúka Skype for Business. Aplikácia podporuje hovor s 250 ľuďmi naraz, obsahuje pokročilejšie bezpečnostné prvky a administrátorský prístup. Skype for Business je súčasťou Microsoft Teams, ktorý je súčasťou Office 365.

Výhody:

• Verzia zadarmo.
• Kvalita video hovorov.
• Rozsiahla integrácia Skype for Business naprieč aplikáciami Office 365 – je napríklad možné začať hovor priamo z Outlooku.
• Skype for Business zobrazuje detailný stav aktivity používateľov – je tak ľahké zistiť, či je kolega v kancelárii alebo na meetingu.

Nevýhody:

• Aplikácia Skype for Business je súčasťou iných balíkov, nedá sa zakúpiť samostatne.
• Výkyvy v kvalite telefonických hovorov.

Platforma:

• Web
• Windows aplikácia
• Mac OS aplikácia
• Linux aplikácia
• iOS
• Android

Cena:

• Skype – zadarmo
• Skype for Business sú súčasťou iných balíkov Microsoft.

Zoom

V posledných rokoch veľmi obľúbená cloudová aplikácia spája video konferencie, online stretnutia a skupinové chaty do jednej platformy. Umožňuje audio a video volania, nahrávanie obrazovky počítača, a ponúka množstvo funkcií pre administrátorov. Zoom vďačí za svoju popularitu najmä cenovej dostupnosti a kvalite.

Výhody:

• Kvalita HD videa a zvuku.
• Cenovo dostupné riešenie.
• Integrovateľné do ďalších kolaboračných nástrojov, napríklad Dropbox, Outlook, Trello, Confluence.

Nevýhody:

• Napriek tomu, že cena je prijateľná, pre väčšie tímy môže byť aplikácia drahá, keďže sa cena odvíja od počtu používateľov – hostov.
• K webinárom sa nedá pripojiť z inej platformy. Všetci účastníci musia mať Zoom.

Platforma:

• Windows aplikácia
• Mac OS aplikácia
• Linux aplikácia
• iOS
• Android

Aplikáciu využíva aj: Uber, GoDaddy, Pandora.

Cena:

• Basic – zadarmo
• Pro – 14,99 $ /používateľ /mesiac
• Business – 19,99 $ /používateľ /mesiac (minimum 10 používateľov)
• Enterprise – 19,99 $ /používateľ /mesiac (minimum 50 používateľov)

WebEx

Cloudové riešenie od spoločnosti Cisco ponúka audio, video hovory a zdieľanie obsahu. WebEx je dostupný aj priamo z prehliadača bez potreby inštalovať aplikáciu. K hovorom je možné pripojiť sa aj pomocou iných aplikácií, ako napríklad Skype for Business a VoIP telefónov.

Výhody:

• Kvalita videa a zvuku s minimálnym lagom.
• Používateľom ponúka vlastnú meeting room.
• Integrovateľné do ďalších kolaboračných nástrojov.

Nevýhody:

• Cena

Platforma:

• Web
• Windows aplikácia
• Mac OS aplikácia
• iOS
• Android

Cena:

• Free (do 50 účastníkov meetingu, maximálna dĺžka hovoru je 40 minút).
• Starter – 12,85 € /používateľ /mesiac
• Plus – 17,30 € /používateľ /mesiac
• Business – 25,65 € /používateľ /mesiac